La definición de automatización es simple, en teoría. Si le preguntas a cualquier persona seguramente te diga algo así como: <<automatizar es usar máquinas, software y otro tipo de herramientas para realizar tareas y reducir costes>>.

Parece una definición coherente, la verdad. Sin embargo, está incompleta, pues todavía no vivimos en un universo distópico donde los robots tengan capacidad para automatizar por sí solos. Es decir, por paradójico que parezca, son incapaces de automatizar la automatización.

En otras palabras, es el humano el que debe automatizar, crear sistemas y reglas para el cumplimiento de los objetivos: normalmente, eliminar tareas repetitivas y destinar el capital humano a acciones que la inteligencia artificial no sea capaz de llegar.

‍La clave es darle el contexto. Pero si se consigue hacerlo correctamente el ahorro de tiempo y de dinero puede ser brutal. Así que sigue leyendo si tienes dudas sobre automatizar tu negocio.

El contexto de la automatización: ¿qué es eso?

Muy simple, te lo explicamos con un ejemplo. Piensa en una máquina de lanzamiento de pelotas de tenis frente a un entrenador profesional. ¿Lo tienes visualizado?

Por muy bueno que sea el entrenador jamás lanzará la pelota con la precisión de la máquina. Entonces, ¿para qué contratar a un entrenador? Lo mejor es comprar un lanzador y ya después ganar Roland Garros sin complicaciones.

¡Nada más lejos de la realidad! A ese aparato le hace falta “el contexto”. La máquina no puede entrenar ninguno de los factores humanos: no puede decidir qué entrenar y mejorar, no puede trabajar la fortaleza mental, ni explicar cuándo es el momento idóneo de subir a red, tampoco enseñar técnicas de saque, etc.

Es el profesional el que le proporcionará “el contexto”. El que la usará para mejorar una determinada habilidad del tenista, calibrando el lanzamiento justo para cada ejercicio.

Con esa preparación previa, la automatización estará al servicio de los humanos y alcanzará los mejores resultados.

Pero no compres miles de robots y automatices tu negocio si no tienes un objetivo claro y puedes darle un “contexto” para conseguirlo. ‍

La automatización no destruye: adapta y genera empleo

En las empresas siempre existe margen de mejora. Buscan incansablemente las formas de mejorar los niveles de rendimiento y así obtener una ventaja sobre la competencia.

Por este motivo, muchas compañías en todo el mundo están automatizando los procesos. Sin importar el tamaño, pues engloba pequeñas y grandes empresas por igual, ya que consigue simplificar las actividades humanas, reducir costes y mejorar el rendimiento.

A diferencia de lo que piensan algunas personas, la automatización empresarial no “destruye” trabajos. Simplemente los mejora, facilitando a los empleados la oportunidad de ejercer roles con menos tareas redundantes y aburridas. Las empresas, por su parte, pueden destinar el capital humano a labores más productivas y que generen un vínculo empresarial mayor en el equipo.

En este artículo de Forbes se explica este efecto y el crecimiento que se espera en el empleo gracias a la tendencia global de la automatización empresarial.

Es cierto que cada industria es diferente y que existen detalles específicos que pueden variar significativamente dependiendo del sector, pero ahí van unos beneficios que se aplican a todos.

Beneficios de la automatización

1. Rentabilidad en la inversión

La automatización es una inversión estratégica más que un gasto, así lo ven los empresarios de éxito.

La realidad es que una vez cubiertos los gastos de implementación, la automatización es una inversión valiosa que reduce el coste de las actividades repetitivas y minimiza los gastos de papeleo, revisión y mantenimiento.

Por ejemplo, Captodocs puede automatizar el proceso de gestión de cualquier tipo de documento comercial como factura, albaranes, pagarés… sin necesidad de que una persona tenga que realizar manualmente todo el trabajo. Favoreciendo con ello la centralización de la información y la deslocalización en tiempo real del trabajo.

2. Precisión y reducción de errores humanos

El gran inconveniente de los procesos manuales es la existencia de errores. Los humanos cometemos fallos y cuando hay grandes volúmenes involucrados son más frecuentes.

La automatización es más precisa y, siempre que se realice correctamente, es capaz de eliminar casi la totalidad de los fallos habituales. Además, al seguir un procedimiento operativo estándar, garantiza la coherencia en el desempeño de tareas.

3. Ahorro de tiempo

Al automatizar tareas recurrentes diarias gracias a la ayuda de software se realizan a una velocidad mayor. Liberando de esta manera a los trabajadores para que realicen otras tareas cualificadas mientras las rutinarias se van ejecutando en un segundo plano.

El resultado es un tiempo de entrega mucho más ajustado.

4. Aumento de la satisfacción de los clientes

Cuando hay un alto volumen de ventas y se quiere continuar satisfaciendo a los clientes, la automatización de procesos comerciales facilitará la tarea.

Por ejemplo, puedes programar una chatbot para que atienda fuera de horario laboral, de esta manera podrás responder a tus clientes aunque no haya nadie en la oficina.

Definitivamente, si deseas consistencia en la calidad de tus servicios, la automatización empresarial te ayudará a lograrlo.

5. Menos rotación de empleados

Muchas empresas han visto reducida la rotación de empleados desde que abrazaron la automatización de procesos.

La ejecución de actividades pesadas y monótonas genera descontento en los trabajadores, que tarde o temprano abandonan su puesto para buscar otras oportunidades.

Cuando se automatiza se elimina este problema, permitiendo a las personas realizar actividades más gratificantes y satisfactorias, lo que también favorece su productividad.

6. Escalabilidad

Cuanto más proceso manual tenga una empresa, más difícil será escalarla. Sin embargo, cuando automatizas y adaptas los sistemas al crecimiento solo necesitarás actualizaciones menores.

Actualizar un sistema para escalar con una empresa no solo es más fácil, también es más económico y menos complicado que contratar y formar nuevo personal.

7. Mejor medición del desempeño

Los procesos automatizados y digitalizados son mucho más sencillos de rastrear. Tu sistema conoce exactamente el tiempo, el esfuerzo y los recursos necesarios para realizar una tarea específica.

Por lo tanto, puedes obtener información valiosa sobre el negocio y tomar decisiones en base a datos reales, en lugar de a conjeturas.

Aquí tienes 4 tips efectivos para automatizar los procesos de tu negocio que te ayudarán a conseguirlo.

Conclusión

En Captodocs no creemos en un futuro distópico de robots que dirigen el mundo, pero sí en la automatización como parte de la rutina de trabajo diaria para que este sea mucho más fluido.

Conoce los beneficios de la automatización con nuestra demo gratuita.