El tratamiento automático de la información ha evolucionado a pasos agigantados durante las últimas décadas. Los procesadores de texto han reemplazado a las máquinas de escribir, la fotografía digital a los carretes y cada vez necesitamos menos papel para tratar documentación gracias a los sistemas de digitalización.
A mediados de la década de los ochenta, la compañía Microtek creó el primer escáner, un rudimentario dispositivo que permitía trasladar la información de un documento en papel a una imagen digitalizada en blanco y negro. Pero esta imagen no podía alterarse, y daba igual escanear una fotografía o un documento, porque el resultado final era el mismo.
¿Y si necesitábamos modificar el documento? Pues no podíamos…
Al grano, ¿qué es un OCR?
En algún momento, alguien se preguntó si sería posible distinguir entre imágenes y documentos digitalizados. Es decir, tratar estos últimos para que el ordenador reconociese los caracteres, editarlos y que toda esa información pudiera exportarse a otras aplicaciones.
El primer paso para responder a esta pregunta lo ha dado el reconocimiento de caracteres (Optical Character Recognition, o también llamado OCR), un sistema pensado para reconocer los patrones de escritura gráfica de los símbolos o caracteres de un documento digitalizado como caracteres legibles de un alfabeto, con su posterior almacenaje en forma de datos.
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¿Y cómo funciona un OCR?
Un software OCR se basa, en general, en algoritmos divididos en etapas:
- Primero, se convierte la imagen digitalizada en una imagen binaria (en blanco y negro), donde se analiza el histograma de colores y se establece un umbral para distinguir entre lo que puede ser texto y lo que no.
- Después, la imagen se fragmenta en entidades lógicas, para aislar los componentes que conforman la escritura.
- A continuación, se hace un barrido de los componentes para borrar los contornos innecesarios mientras se conserva su tipología.
- Finalmente, la muestra obtenida se compara con multitud de patrones almacenados en una base de datos.
Al final se consigue plasmar todas las palabras, números y códigos existentes en un documento digital. Todo en un formato que permite trabajar con dicha información.
Aplicaciones prácticas del Reconocimiento Óptico de Caracteres
El OCR tiene varias aplicaciones conocidas como, por ejemplo, la identificación de matrículas mediante cámaras de tráfico o el reconocimiento de textos manuscritos.
El acceso a esta tecnología se ha generalizado tanto que se pueden encontrar algunos convertidores OCR gratuitos en línea, como pueden ser OnlineOCR, Convertio o PDF24.
No obstante, dentro del mundo de la empresa, es el reconocimiento de datos estructurados el punto clave que convierte al OCR en una potente herramienta para departamentos de administración, contabilidad, seguros, comercio electrónico o logística, entre otras.
Sin embargo, el OCR es un tanto “tonto”. Una vez está el documento digitalizado y con sus patrones reconocidos, ¿qué puede hacer?
El futuro ya está aquí: inteligencia y automatización del OCR
Si pensabas que el OCR era tecnología de la NASA, esto te parecerá de otro planeta.
Captodocs es una versión hipermejorada que dota de inteligencia al sistema para facilitarte la vida. Utiliza la Inteligencia Artificial para implementar el siguiente paso evolutivo del OCR en un entorno corporativo. Un software que no se limita a reconocer los caracteres, sino que los recopila para dotarlos de sentido, los clasifica y los exporta a otras aplicaciones. Construye una solución completa de gestión documental que supondrá un ahorro de tiempo y costes para la empresa.
La I. A. a tu servicio
Los algoritmos de Inteligencia Artificial con los que cuenta Captodocs permiten el reconocimiento de todo tipo de documentos. En apenas unos segundos, detecta los patrones de escritura, reconoce el tipo de documento, extrae sus datos, los clasifica y los almacena. Y lo mejor de todo es que la I. A. está preparada para que aprenda contigo: cuanto más lo uses, más eficaz se volverá.
Manejo de gran cantidad de documentos
El software de Captodocs ofrece una intuitiva interfaz para ordenar todos los documentos de la organización. A través de un conjunto de plantillas permite el reconocimiento de patrones de datos en los documentos, así como su posterior colocación según un criterio automatizado. Para no perder de vista ningún documento.
Exportación a Excel
Con esta aplicación, toda la fuente de datos obtenida en el proceso de digitalización puede volcarse automáticamente a otras aplicaciones. Por ejemplo, a la hoja de cálculo Microsoft Excel.
También puede ser cargado en otros programas, no solo tratado directamente en Excel, aunque este formato es uno de los estándares más elegidos por una amplia gama de aplicaciones informáticas como método de traspaso de datos entre ellas.
Integración con ERP y CRM
Además, esta característica servirá para optimizar los recursos de la empresa mediante la automatización de sus flujos de trabajo, por lo que, si tu organización dispone de un software ERP y/o CRM (por ejemplo, con HubSpot), Captodocs se integrará fácilmente con ellos.
Trabajos repetitivos, como son la contabilización de las facturas, la firma de contratos, el cotejo de albaranes o el procesamiento de órdenes de compra dejarán de ser tareas manuales para que tu equipo pueda centrarse en dar valor añadido al negocio, mientras Captodocs se ocupa de ellas.
Centralización de ficheros en un entorno seguro
Asimismo, es capaz de sincronizarse con carpetas compartidas en red, bandejas de entrada y otros almacenamientos o dispositivos, para recuperar y centralizar los archivos. Ahorrarás tiempo en la obtención de tus documentos, y todo ello en un entorno 100 % privado y seguro.
Aplicaciones con las que trabaja Captodocs
Tus datos automatizados en las apps que necesites. Sin trabajo administrativo manual, tu información organizada como nunca antes.
¿Te imaginas tener todos los datos de tu empresa automatizados? La mejor tecnología a tu servicio, estas son algunas de las integraciones con las que trabaja Captodocs:
- IBM
- Infor
- SalesForce
- Microsoft Dynamics
- SAP
- QuickBooks
- HubSpot
- Zapier
- Google Drive
- Google Sheets
- Dropbox
- MySQL Server
- MongoDB
- Odoo
- Wolters Kluwer
Hoy, casi cuatro décadas después del nacimiento del primer escáner, Captodocs viaja al futuro permitiendo la automatización de procesos. Pruébalo gratis aquí.