Lograr la eficiencia, alcanzar la calidad, un alto rendimiento y la máxima productividad con el menor gasto de recursos posibles es el objetivo de cualquier empresa y la función principal del responsable de operaciones.

Las tareas mecánicas, repetitivas y el volumen de documentación es uno de los quebraderos de cabeza de las compañías, tanto de productos como de servicios, y el mejor aliado para el departamento de operaciones es Captodocs, una herramienta de que automatiza la gestión de toda tu documentación en segundos. ¿Cómo te puede ayudar en tu día a día?  

Funciones del departamento de operaciones

No vamos a descubrirte nada nuevo al contarte la importancia y responsabilidad que asume el departamento de operaciones dentro de una empresa, es de sobra conocido.

Planear, organizar y controlar desde el momento cero toda la cadena de producción o servicios hasta llegar al cliente y que éste quede satisfecho, gracias a la calidad, es la base del éxito de cualquier negocio. Y ese es precisamente el papel del departamento de operaciones.

Para conseguirlo no basta con supervisar el trabajo del resto de departamentos, sino que debe conocer en profundidad el funcionamiento de cada uno dentro de la empresa, generar una estrategia detallada para conseguir los objetivos dentro de los plazos establecidos, tener en cuenta los gastos y los recursos materiales y humanos disponibles…

Estas funciones precisan de un gran volumen de documentación; inventarios, contratos con proveedores, hojas de rendimientos de gastos, elaboración de presupuestos de cada proceso con su correspondiente empleo de recursos tanto de producción, como de distribución y administración, y un largo etcétera de tareas a nivel organizativo y administrativo.

Ahora bien, vamos al grano y descifremos cómo Captodocs puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y recursos para que tu departamento esté inmerso en la cadena de valor y la satisfacción del cliente, que es lo importante.

Tareas del departamento de operaciones automatizadas por Captodocs

De entre todas las funciones administrativas en las que el departamento de operaciones se ve inmerso, vamos a enumerar unas cuentas que realizaremos por ti. Captodos hará del día a día de este departamento un paseo entre las nubes y no entre montañas de documentación.

• Automatización de los presupuestos de cada proceso dentro de la empresa.
• Digitalización de los contratos con futuros proveedores.
• Control automatizado y en tiempo real de los recursos de tu empresa y del volumen de stock en tu almacén.
• Gestión constante y actualizada de la distribución y las ventas de los productos, tanto de la mercancía recibida como de la enviada.
• Automatización de albaranes, facturas, contratos y cualquier documento administrativo.  
• Monitorización de encuestas de calidad en tu empresa de servicios y análisis de datos sin margen de error.

Todas estas tareas roban un tiempo imprescindible que no estás empleando en funciones de alto rendimiento, que potencian tu negocio y te diferencian de la competencia.

Beneficios de utilizar Captodocs en tu departamento de operaciones.

Si tuviéramos que resumir cuál es la ventaja de utilizar Captodocs en tu empresa, lo haríamos en una sola palabra; AHORRO. Ahorro de tiempo, dinero y recursos.

Para que no quepa duda de por qué es así, veamos aquellos beneficios más destacables dentro del departamento de operaciones.

• Optimización del tiempo de cualquier proceso, que se traduce en un abaratamiento de los costes y, por tanto, en un producto o servicio más competitivo dentro del mercado.
• Facilitador de las tareas de producción, venta y distribución, lo que implica una mayor satisfacción tanto del cliente interno y externo.
• Control constante dentro de la cadena de producción, evitando la sobreproducción y, por consiguiente, un gasto innecesario de dinero, esfuerzo y materias primas.
• Automatización de todos los documentos y tareas relacionadas con cada uno de los departamentos que forman la empresa, básico para el departamento de operaciones. Esto asegurará la calidad del producto o servicio y el equilibrio y conexión de cada departamento, por separado y entre sí.
• Just in time. Una supervisión actualizada de todas las tareas de tu empresa se traduce en eficiencia, eficacia, productividad y satisfacción de tus empleados, tus proveedores y el consumidor final. Es decir, gracias a Captodocs será más sencillo que tu producto o servicio cumpla con los plazos acordados en el marco de los costes establecidos.
• Predicción y medición del desempeño de tus empleados y equipos, optimizando al máximo los tiempos, los plazos y recursos que permiten alcanzar una mayor productividad.
• Diferenciación y liderazgo frente a tus competidores. Una automatización inteligente en tus procesos empresariales te permite elaborar informes en segundos y procesar toda la documentación de manera rápida, precisa y sin errores.

El Software de Captodocs es de fácil implementación

Una de las barreras principales por las que la mayoría de empresas no utiliza la Inteligencia Artificial en sus procesos internos es la idea de que conlleva una difícil configuración: desmontemos ese mito.

El proceso de configuración del software de Captodocs es sencillo. Solo tienes que arrastrar tus documentos y dejar que nosotros realicemos el resto. Extraemos por ti los datos necesarios para un seguimiento 100% actualizado, como la fecha de entrega, el volumen de stocks, direcciones o precios que te permiten tener un control en tiempo real y en segundos.

Esta velocidad de análisis, gestión y control permitirá a tu departamento de operaciones ahorrar tiempo en la toma de decisiones, mejorar la eficacia de los procesos y la calidad de tus productos o servicios.

En definitiva, lograr el salto cualitativo de tu plantilla, obtener una alta satisfacción de tus clientes y reducir fallos en tu negocio es pan comido con Captodocs. Adáptate al cambio y olvídate de tareas repetitivas y predictivas; que no te lo cuenten, pruébanos.