El OCR (Optical Character Recognition) es un software de alta tecnología que permite escanear documentos reconociendo ópticamente los caracteres a través de una imagen (por ejemplo, los datos de una factura) de forma que se vuelven comprensibles para un sistema informático.
Es decir, un software que lee cualquier tipo de documento como lo hace el ojo humano, ya sea un contrato en PDF, una factura o un albarán de compra. ¿Cuál es su funcionamiento?
¿Cómo funciona el OCR?
Un sistema OCR aprende a leer caracteres y fuentes de los documentos que necesitas, sea de forma puntual o reiterada, de manera que analizando cada píxel de la imagen deseada es capaz de encontrar las coincidencias y automatizar los procesos que a ti te llevarían horas.
En otras palabras, el OCR examina los distintos elementos de tu montaña de documentación (texto, imagen, gráficos…) para después separar y aislar la información que precises de cada uno de ellos.
¿Te imaginas que solo escaneando una factura esta se archive automáticamente o se envíe directamente al email de la persona que quieras? Deja de imaginar, porque la tecnología de Captodocs realiza el trabajo por ti, digitalizando todos los documentos de tu día a día y procesándolos de manera automática.
¿Mi empresa puede implementar un OCR?
Sí, tu empresa no solo puede implementarlo, sino que debes hacerlo si deseas optimizar tus recursos y olvidarte de la gestión manual de tus facturas, nóminas, órdenes de compra y venta… Esta tecnología es imputable a cualquier empresa y cualquier sector que necesite digitalizar sus documentos y automatizar sus procesos internos.
En el sector financiero, por ejemplo, una consultoría o gestoría con un OCR es capaz de automatizar sus múltiples documentos contables mediante herramientas de análisis que deciden qué datos (teléfono, correo electrónico, dirección, número de factura, etc.) queremos extraer.
En cualquier departamento de RRHH los finales y principios de mes son un no parar debido a la gestión de nóminas. Te suena, ¿verdad? Un OCR permite extraer cada dato necesario de nóminas anteriores, generando las nuevas, imputándolas en tu servidor privado o programa de gestión de nóminas y enviándolas de forma automatizada en tiempo récord.
En definitiva, cualquier empresa sea cual sea su producto o servicio, su tamaño o su sector puede implementar un OCR y transformar el trabajo aburrido de tramitar toda la documentación de forma manual en una tarea rápida, fácil y automatizada.
Además, la información es procesada en tiempo real, según la recibes, lo que te permite optimizar al máximo el control, la toma de decisiones y la gestión de todos tus documentos instantáneamente y sin margen de error.
Ventajas y beneficios de emplear un OCR
Las ventajas se resumen en el trío eficiencia + eficacia + ahorro (tanto de tiempo como de dinero, y ya se sabe, el tiempo es oro y el dinero, también). Así que si te preguntan si es beneficioso y útil implantar un OCR, la respuesta es más que clara: sin lugar a dudas.
Olvídate de introducir a mano y paso a paso todos los datos de tus documentos y convierte la gestión de tu papeleo en un proceso automático, tú solo encárgate de lo importante, tu negocio.
Además, implementar un OCR no requiere de una complicada integración y es compatible con tu sistema de gestión actual. Te explicamos cómo hacerlo, verás qué fácil.
¿Cómo se configura un OCR?
Con Captodocs es pan comido. Una pequeña configuración para la que no necesitas conocimientos informáticos. Después, solo tienes que arrastrar tus archivos a nuestra herramienta, sea cual sea el formato. Los datos extraídos se integran con cualquier CRM, ERP o software específico que estés utilizando, porque los datos son tuyos y tú decides dónde guardarlos y enviarlos.
Al delegar a un sistema automatizado que realiza en un segundo una tarea que a ti podría llevarte horas, estás reduciendo al mínimo los costes. Al ahorrar millones de segundos al año, optimizas millones de procesos. Suena bien, ¿no?
Integrar el OCR de Captodocs implica que hacemos esto exactamente: trabajar para ti y para tu empresa, permitiéndote experimentar una mejora brutal en los costes de eficiencia y revolucionando tu gestión interna. Somos el empleado eficiente del mes para que tú puedas despreocuparte de tu papeleo al 100%.
Nuestra Inteligencia Artificial es sinónimo de rapidez, sencillez y seguridad. Atrévete a dejar atrás los procesos manuales y dedica tu tiempo a hacer crecer tu negocio.