El cumplimiento de los deberes fiscales constituye una gran preocupación para todo empresario. Hoy hablaremos del tiempo que debemos guardar facturas y albaranes, una parte muy importante de cara a posibles inspecciones.
Empezamos con unos conceptos básicos y esenciales.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que indica que se ha producido la compraventa de un bien o servicio.
Es decir, es un documento comercial que acredita que hay una transferencia de un producto o servicio y que se realizará un pago por ello.
La factura como prueba física
La factura es una prueba física con la que acreditamos que la operación se ha hecho de manera legal y que pagaremos los correspondientes impuestos.
En el caso de que la parte compradora incumpla su deber de pago, la vendedora podrá aportar la factura como prueba documental de que prestó un servicio o vendió un artículo.
¿Quién está obligado a emitir una factura?
La respuesta corta es que toda empresa o trabajador por cuenta propia está obligado a emitir facturas.
Es esencial para cualquier servicio postventa, ya que es necesaria para efectuar una reclamación por el producto, servicio o para una devolución.
Para las empresas y autónomos es un justificante fiscal donde detallamos a Hacienda los ingresos percibidos y los gastos soportados, incluyendo el IVA y las correspondientes retenciones.
Es muy importante que acreditemos los gastos. Todo aquel que no cuente con una factura que lo respalde no se considerará gasto a efectos tributarios (no podremos deducirlo) ni podremos incluirlo en la contabilidad de la empresa.
Tipos de factura
Existen varios tipos de factura, siendo las principales (engloban al resto) la factura completa y la simplificada.
La factura completa
Señala la Agencia Tributaria que la factura completa debe contener, al menos, los siguientes campos:
- Número de la factura.
- La fecha de su expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española u otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
- Descripción de las operaciones, es decir, todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
- El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
La factura simplificada
Incluye los mismos datos que la completa, sin embargo, no es necesario incluir los datos del cliente y el IVA puede figurar sin desglosarse o incorporado en el precio final.
Otros tipos de factura
- La factura proforma: no tiene validez fiscal.
- La factura recapitulativa: recoge en un mismo documento todas las facturas enviadas a un cliente en un tiempo determinado.
- La factura rectificativa: sirve para anular una factura emitida y también para modificarla o anularla.
- Duplicado de factura: no una copia de una factura, sino una factura con la misma validez que la original.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es, al igual que la factura, un documento de carácter mercantil. En este caso, acredita la entrega de una determinada mercancía o prestación de servicios.
Sin embargo, a diferencia de la factura, su uso no es obligatorio, aunque sí recomendable. Lo habitual es que el comprador guarde el original y que el vendedor emita la factura correspondiente.
En las empresas de transporte el repartidor, gracias al albarán, recibe la firma del receptor, lo que le permite acreditar la entrega del paquete.
¿Qué datos se incluyen en un albarán?
Por carácter general todo albarán incluye los siguientes datos:
- Lugar de emisión del albarán.
- Fecha de emisión del albarán.
- Código o número del documento.
- Datos del comprador.
- Datos del vendedor.
- Lugar de entrega.
- Fecha de entrega.
- Firma y sello del receptor.
- Descripción del producto.
- Precio (no es imprescindible, ya que se aporta en la factura).
Relación y diferencias entre facturas y albaranes
El albarán no es obligatorio mientras que la factura sí lo es. Esto debemos tenerlos claro.
Por lo tanto, el albarán nunca sustituye a la factura sino que, llegado al caso, la complementa.
La factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios. El albarán solo acredita que se ha producido la entrega del producto, no tiene efectos tributarios.
¿Qué facturas hay que guardar y durante cuánto tiempo?
La normativa tributaria establece que hay una obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes relacionados con las obligaciones tributarias.
Esto quiere decir que debemos guardar las facturas, justificantes de pagos y cualquier documento emitido a terceros o recibido cuando realizamos un gasto o inversión.
Eso sí, las facturas tienen que conservarse en su forma original y ordenadamente, por lo que no tendrán validez las fotocopias.
En realidad, lo que nos obliga la ley es a garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad del documento.
El tiempo de custodia de las facturas
Lo recomendable es guardar las facturas durante 10 años. ¿Por qué? Pues porque es el tiempo que tarda en prescribir el delito fiscal agravado (cuota defraudada de más de 600.000 o cometido en el seno de un grupo criminal) recogido en el Código Penal. Obviamente, cada país tiene sus propias normas.
Si lo que nos preocupa es el pago de impuestos, el plazo de prescripción que marca la Agencia Tributaria española es de 4 años, a contar desde que se presenta la declaración.
Por ello, es necesario que conservemos las facturas durante ese tiempo para atender a posibles inspecciones de trabajo.
Obligación de guardar el albarán
Si bien en principio no es obligatorio guardar los albaranes a efectos tributarios, sí que existe la obligación de guardarlos con las facturas cuando éstas hacen referencia expresa a ellos.
Es decir, en los casos en los que la factura no especifique su contenido, ya que este se desarrolla en el albarán, se guardarán conjuntamente.
Si la factura recopila toda la información de las operaciones realizadas, no nos será necesario conservar el albarán.
En definitiva, siempre debemos guardar las facturas durante el plazo de tiempo establecido y los albaranes solo en determinados casos.
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