Tanto autónomos como empresas tienen la obligación de llevar la contabilidad de su negocio. Se trata uno de los aspectos más importantes, pero también uno de los más complicados. De hecho, habitualmente solemos delegar esta actividad en una gestoría.
No obstante, tanto si disponemos de un equipo de contables en nómina, externalizamos la gestión o somos nosotros los que la organizamos manualmente, es importante saber que es posible llevar la contabilidad de una empresa en Google Sheets.
¿Por qué llevar la contabilidad de una empresa en Google Sheets?
Sheets es similar a Excel, con la diferencia de que es gratuita y nos permite trabajar con documentos en la nube.
Podemos compartir con nuestro equipo, por lo tanto, toda la información relativa a la facturación. Sin riesgo, además, de que se pierda entre una amalgama de papeles o se quede en un disco duro que no funciona.
Uno de los puntos fuertes de Google Sheets es que, al ser tan conocido, existen en Internet cientos de plantillas listas para usar y que nos ahorrarán mucho tiempo a la hora de llevar la contabilidad.
¡Ahora conozcamos más de la contabilidad de los autónomos y Pymes!
Obligaciones contabilidad del autónomo y del empresario
Según la ley, los autónomos y empresarios estamos obligados a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrollamos.
Es decir, Hacienda nos obliga a realizar un seguimiento cronológico de las operaciones que realizamos. Pero la contabilidad no solo es importante para cumplir nuestras obligaciones fiscales, sino también para conocer la situación real en la que nos encontramos.
Toda esa información financiera y económica la recopilamos de manera periódica en los llamados libros contables. Estos libros contables, por supuesto, pueden realizarse en Google Sheets.
Régimen estimación directa
Cuando nos damos de alta como autónomos tenemos que elegir una actividad dentro del listado del Impuesto de Actividades Económicas (IAE). En principio, salvo que nuestro negocio entre dentro del sistema de módulos, nos tocará tributar en el régimen de estimación directa.
Dentro de la estimación directa nos encontramos la normal y la simplificada. Aunque son varias las diferencias entre una y otra, basta con entender que la simplificada está pensada para negocios sin un gran volumen de facturación y que, por lo tanto, sus obligaciones de contabilidad y tributarias son inferiores a la normal.
Los libros contables que hay que crear en Google Sheets
Dependiendo de si nos encontramos en estimación directa normal o simplificada deberemos presentar unos libros u otros.
Libros contables para el régimen de estimación directa normal
Cuando tributamos en el régimen de estimación directa normal, es decir, cuando tenemos un gran volumen de facturación, necesitamos tener los siguientes libros.
Libro Diario
En él debemos registrar cada día todas las operaciones económicas de nuestro negocio.
Todos los datos deben estar ordenados de manera cronológica, aunque se permite realizar anotaciones conjuntas de las operaciones cuando sean inferiores a tres meses y estén detalladas en otros registros.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este libro se abre con un balance inicial detallado de la empresa con sumas y saldos. También se ha de incluir el balance-inventario del cierre de ejercicio y las cuentas anuales de la empresa.
Libros contables para el régimen de estimación directa simplificada
En este caso hay que presentar 3 libros.
Libro de Ventas e ingresos
Aquí incluimos todas las facturas emitidas a clientes. Básicamente, recopilamos todo de manera cronológica.
Según la normativa vigente, no debe de haber saltos en la numeración ni en la fecha, ya que eso evidenciaría que faltan facturas e ingresos a declarar ante Hacienda. Sin embargo, ya que se permiten los soportes electrónicos, esta cuestión es fácilmente salvable.
Estas son las columnas que debemos incluir en nuestra hoja de Google Sheets:
- Fecha de emisión de la factura.
- Código o número de factura.
- Datos del destinatario de la factura.
- Base imponible.
- Tipo de IVA aplicable a la operación.
- Cuota de IVA repercutida.
- Retención de IRPF.
En el libro registro de ventas e ingresos se anotarán diariamente y cronológicamente todas las ventas e ingresos de la actividad.
Libro de Compras y gastos
En este libro debemos anotar todas las facturas de gastos y compras realizadas para desarrollar nuestra actividad.
Estos gastos, siempre y cuando estén justificados, podremos deducirlos fiscalmente.
Columnas a crear en Google Sheets
- La fecha de la factura.
- El número de emisión.
- Nombre o razón social del emisor.
- Base imponible del IVA.
- Tipo aplicable.
- Cuota de IVA soportada.
Libro de Bienes de inversión
Aquí incluimos todas las compras relacionadas con nuestro negocio y que tienen una vida útil de más de un año.
Son bienes en los que invertimos para desarrollar nuestra actividad y que por su valor no podemos pagarlos de una vez. Por ejemplo, un ordenador, una furgoneta, una licencia de software, etc.
Columnas de nuestro Google Sheets
- El número de la anotación.
- Fecha.
- Número de factura o documento equivalente (ticket).
- Concepto / Cliente.
- Base imponible.
- Tipo de IVA.
- Cuota y total factura, o la expresión «IVA incluido».
Autónomo en Estimación Objetiva (o Módulos)
Es posible que debido a nuestra profesión tributemos en un régimen de módulos. En este caso, no estaríamos obligados a llevar libros contables.
No obstante, las facturas de cobro y las pagadas deberíamos guardarlas por si nos la requiere Hacienda.
Sanciones por incumplimiento del deber de llevar la contabilidad
No hay que olvidar que llevar la contabilidad para nuestro negocio es esencial para asegurar la salud del mismo, pero también lo es para evitar sanciones de Hacienda.
Por lo general, las sanciones serán económicas y la cuantía dependerá de si el incumplimiento es calificado como leve, grave o muy grave.
En otras palabras, si nos realizan una inspección y comprueban que no llevamos la contabilidad o la llevamos de manera deficiente, lo más seguro es que nos sancionen.
Automatizar las cuentas de Google Sheets
¿Te imaginas rellenar cada uno de los libros de contabilidad en cuestión de minutos? Este es uno de los beneficios de Google Sheets y su integración con Captodocs.
Ya hemos visto que podemos llevar la contabilidad de una empresa en Google Sheets. Para ello solo tenemos que crear un documento por cada libro vinculado a nuestro régimen de cotización y rellenar las columnas.
Sin embargo, para mejorar nuestra productividad existe la posibilidad de automatizar todo el proceso. Lo hacemos con Captodocs. Su funcionamiento es muy sencillo, la herramienta escanea todas las facturas y el resto de documentos contables y, gracias al uso de la Inteligencia Artificial, rellena cada una de las tablas con los datos obtenidos.
Con ello conseguimos ahorrar horas y horas de trabajo contable. Google Sheets está lleno de sorpresas, ¿verdad? ¿Te atreves a probar esta sinergia?