¿Qué ERP elegir? Microsoft Dynamics, Infor o SAP

Los ERP son una parte muy importante de la gestión de las empresas con un flujo de trabajo elevado o con más de 20 trabajadores. Si piensas dar el salto y te planteas qué ERP elegir… te lo ponemos fácil. 

Para empezar, ¿qué es un ERP?

Antes de saber qué ERP elegir, empecemos definiendo qué es un ERP. Es un sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning). Es decir, es un software que gestiona la información relacionada con los aspectos operativos o productivos de una empresa (manufactura, finanzas, recursos humanos, logística, etcétera). 

En el mundo de los ecommerce son muy usados para gestionar la facturación, los pedidos y el envío de los mismos. Son prácticamente la única manera de llevar la documentación del negocio al día, aunque para ello sea necesario un trabajo de gestión manual previo (aunque hay opciones para automatizarlo, como veremos más adelante). 

¿Beneficios de contar con un ERP?

Un ERP funciona como el cerebro tecnológico de la empresa, que integra todas las facetas del negocio para poder monitorizar todo lo que ocurre desde un mismo lugar.

Normalmente son modulares y escalables, lo que es ideal para la adaptación a los frecuentes cambios del mercado, al crecimiento empresarial y a los clientes. 

Extensiones externas para ERP 

Además, cada vez más aplicaciones externas pueden integrarse con estos sistemas para darle aún más funcionalidades. 

Por ejemplo, es posible automatizar la gestión administrativa de facturas, albaranes y cualquier otro documento por medio de la Inteligencia Artificial. De esta forma, Captodocs podría automáticamente organizar toda la información, tanto física como digital, para que en el ERP cada cosa esté en su sitio, sin necesidad de gestión manual. 

Existen muchas integraciones para la mayoría de ERP. Básicamente lo que se busca con ellas es optimizar el tiempo y los recursos económicos de la empresa y de sus trabajadores.

Entorno de trabajo más eficiente

Con el uso de este tipo de herramientas se aumenta la eficacia y la productividad. Al fin al cabo, se consigue racionalizar toda la organización y situar los datos en solo lugar. 

Microsoft Dynamics 

Microsoft Dynamics es una línea de software ERP y CRM desarrollada por Microsoft, que viene a sustituir a Microsoft Business Solutions. Aunque en realidad se trata, en gran medida, de un compendio de productos individuales creados por otras empresas y que utilizaron otros nombres (Navision, Axapta, Great Plains, Solomon…).

Se trata de un ERP multidispositivo, por lo que permite acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo (incluso desde móvil y en la nube).  De esta forma cualquier empleado puede trabajar telemáticamente sin ningún tipo de problemas, así como controlar varios centros de trabajo desde una única oficina. 

Integra ERP y CRM, por lo que cualquier contable puede supervisar las ventas y gastos y así poder tener una visión realista del flujo de caja. 

Módulos disponibles 

  • Módulo de ventas, interfaz sencilla de usuario para simplificar la calificación de leads y administración de oportunidades a través de etapas y pasos de ventas.
  • Módulo de marketing, permite administrar clientes potenciales, contactos y campañas. También ofrece métricas e informes en tiempo real. 
  • Módulo de servicio al cliente, está pensado para ayudar a las empresas a mejorar su soporte y retención del ciclo de vida del cliente. 

Integraciones con Microsoft

Las aplicaciones Dynamics se pueden combinar con otras herramientas de Microsoft, incluidas todas las aplicaciones Dynamics 365 y Office 365. 

Dispone de integración nativa con Outlook que permite ver la información existente de clientes, actividades de ventas, casos e información de oportunidades directamente en la pantalla de Outlook. No solo eso, sino que también ayuda a completar tareas de CRM, como agregar nuevos clientes, programar una cita, rastrear emails o realizar una llamada telefónica desde el gestor de correos.

También se puede acceder a todo lo capturado desde OneNote desde el registro de clientes de Dynamics 365 e importar los datos a Power BI para analizar toda la información. 

En el año 2016 Microsoft compró LinkedIn, por lo que es una más de las aplicaciones que pueden integrarse en el entorno de Dynamics. Concretamente con LinkedIn Sales Navigator se puede aprovechar el poder de la red social para identificar a clientes potenciales (identificando la compañía, datos de contactos, etc.) y guardarlos directamente en el CRM. 

Por lo tanto, estamos hablando de un software completo que tiene como propietaria una de las mayores compañías de software del mundo, lo que debería notarse en soporte y en el desarrollo del producto. 

INFOR 

Infor es una empresa internacional con más de 68.000 clientes en todo el mundo y más de 71 millones de usuarios en la nube.

Es un ERP destinado a las pequeñas y medianas empresas (de 20 a 200 empleados), que trabaja en local y en la nube (se aloja en Amazon Web Services, por lo que no hay problemas de escalabilidad).

Funciona mediante suscripción mensual o licencia anual y está traducido a una gran cantidad de idiomas, ideal si se tiene un equipo con múltiples nacionalidades. 

Una vez los usuarios adquieren la licencia tienen acceso a la gestión de clientes (CRM), operaciones de fabricación, gestión de cadena de suministro (SCM), gestión financiera y gestión de equipos, entre otras herramientas. 

Este ERP se ha ido especializando para dar servicio a industria química, distribución, equipos, moda, alimentos y bebidas, aunque realmente puede usarse para casi cualquier sector. 

Tiene algunos módulos específicos de cada tipo de negocio. Las empresas que trabajan en el campo químico tienen acceso a la configuración de recetas y el seguimiento de la potencia de los materiales crudos e intermedios. Las empresas de moda reciben una matriz de estilo, color, tamaño, ajuste y configuraciones de producto pensadas para realizar encargos y adornos.

Por otro lado, la herramienta SCM incluye la programación de la planta y la planificación de la cadena de suministro. 

Lo que incluye Infor 

CRM 

Proporciona una visión global de todas las interacciones con el cliente, ya sean las realizadas por el equipo de ventas, marketing, servicio al cliente y soporte técnico de la empresa. 

ERP 

Como hemos visto, incluye soluciones generales y sectoriales con funciones específicas para moda, alimentación y bebidas, automoción, entre otras.

El ERP se puede integrar con el SGA (gestión de almacenes) para controlar los inventarios, los pedidos, los equipos y las empresas para mejorar los niveles de servicios y la distribución de productos. 

Incluye opción de analizar visualmente en 3D las actividades del almacén para facilitar el trabajo y su uso más intuitivo. 

SAP

SAP es un software de planificación de recursos empresariales realizado por la compañía alemana SAP SE. 

Dentro de este ERP se incluyen los siguientes procesos de negocio:

  • Operaciones (Distribución y Ventas, Gestión de Materiales, Planificación de Producción, Logística, y Gestión de Calidad).
  • Finanzas (Contabilidad Financiera, Contabilidad de Gestión, Financial Supply Chain Management).
  • Administración de Recursos Humanos (Formación, Nómina, Contratación).
  • Servicios Corporativos (Administración de Viajes, Medio Ambiente, Salud y Seguridad, y Gestión Patrimonial).

Los más valorado de SAP

  • Cuando se realiza una actualización esta se aplica automáticamente en toda la empresa. 
  • Los proveedores suelen tener experiencia y conocimientos para implementar la mejor solución para el usuario. 
  • La interfaz de usuario es amigable y además se puede adaptar perfectamente a cada usuario, ya que permite decidir la estructura de operaciones del producto.

¿Ya sabes qué ERP elegir? Se trata de tres productos diferentes destinados a distintos tipos de empresa. No obstante, los tres pueden ser mejorados con integraciones externas, que permitan automatizar sus procesos y ahorrar tiempo, tal y como hace Captodocs.