Los armarios de nuestros negocios están repletos de libros, facturas, contratos, escrituras públicas y 20.000 millones de papeles ocupando sitio.
Con la llegada de Internet y de la digitalización muchos nos estamos mudando a la nube pero, aún así, siempre quedan antiguos documentos criando polvo, que no sabemos si guardar o tirar.
Ya lo dice Marie Kondo: <<el orden es rodearte solo de las cosas que amas>>, pero, ¿quién ama los documentos inservibles?
Queremos tirar y ver espacio en nuestras estanterías. El problema es que no conocemos las obligaciones legales de conservación de documentos y no sabemos de qué podemos deshacernos.
Anteriormente hablamos de las facturas y albaranes y de cómo Hacienda nos obliga a cumplir algunos requisitos. Hoy nos centraremos en los documentos que la Seguridad Social nos obliga a guardar.
Soporte electrónico VS papel de nuestros documentos legales
El soporte electrónico está admitido por las instituciones, siempre y cuando los datos almacenados conserven fielmente su contenido original.
Esto quiere decir, que podemos conservar la documentación en el soporte que queramos. Eso sí, siempre y cuando cumplamos los requisitos que nos marca la administración pública.
Lo primero es saber qué es la Seguridad Social
Conviene, antes de indagar en los documentos que nos exigen conservar, que hablemos un poco de la Seguridad Social.
Cuando hablamos en sentido estricto de esta administración, nos referimos al sistema de pensiones público. Es decir, a las prestaciones contributivas que tenemos derecho por cotizar: pensión de jubilación, viudedad, orfandad, incapacidad permanente, bajas por enfermedad, maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y la lactancia.
También gestiona algunas prestaciones no contributivas ya sean familiares o de jubilación.
¿De qué se encarga la Seguridad Social?
Es la encargada de llevar la afiliación de los trabajadores y de recaudar sus cotizaciones y las de los empresarios. También de gestionar las prestaciones y de reconocer el derecho a la asistencia sanitaria.
¿Qué documentos de la empresa nos dice la Seguridad Social que hay que guardar?
La Administración dice que los empresarios y profesionales por cuenta propia tienen que conservar, durante el plazo que fije la normativa vigente, documentación propia y de sus contrataciones.
Hay muchas reglas contenidas en el Estatuto de los Trabajadores, Código Civil y en otras disposiciones que establecen documentos y plazos específicos de prescripción.
Si hacemos un resumen, estos serían los documentos que debemos conservar:
Documentos laborales
- Contratos de trabajo y anexos.
- Libro de visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Actas de reuniones con el Comité de Empresa.
- Comunicaciones de apertura de centro de trabajo.
- Contratos de puesta a disposición formalizados con ETT (en el caso que los hubiera).
- Los resúmenes mensuales de los registros de jornada.
- Los recibos de salarios expedidos junto con los Boletines de cotización a la Seguridad Social.
- Copia de documentos de identidad de ciudadanos extranjeros.
- Datos relativos a trabajadores temporales.
- Datos de candidatos que no han sido seleccionados.
- Comunicación del contenido de los contratos y de sus copias básicas a los Servicios Públicos de Empleo.
Documentos en materia de la Seguridad Social
- Comunicaciones de alta y baja en Seguridad Social.
- Documentos de Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y el documento de Relación de liquidación de cotizaciones (RLC). Ambos son documentos oficiales para realizar el pago de los Seguros Sociales mensualmente.
- Certificados de situación de cotización.
Documentos de Prevención de Riesgos Laborales
- Concierto con el Servicio de Prevención.
- Plan de Prevención.
- Planificación de la Actividad Preventiva o Plan de Emergencia.
- Documentación sobre información y formación a los trabajadores.
- Evaluación de Riesgos.
- Relación de accidentes de trabajo.
- Expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales.
¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos?
Señala la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) que las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben a los 5 años, en el caso de que sean muy graves.
Así que, como mínimo, tendremos que guardar esta documentación durante 5 años de cara a posibles inspecciones.
No obstante, el tiempo genérico en materia de Seguridad Social es de 4 años, que es el plazo de prescripción que señala la ley.
¿Cuándo comienza a contar el plazo de prescripción?
Por regla general, los plazos comienzan a contar desde el momento en el que se comete la infracción. En el caso de contratos con un trabajador, este plazo de prescripción empezaría el día de la finalización del mismo.
No sucede los mismo con las obligaciones tributarias ya que, en este caso, el plazo se inicia el último día del tiempo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración.
Entonces, ¿debemos guardar durante 4 años los documentos de la empresa?
Lo prudente es guardarlo más tiempo, y no hablamos solo de cuando afecte a la prevención de riesgos laborales (que el plazo de prescripción puede ser de 5 años), sino de cualquier papel de la empresa.
Fuera de estos plazos, habrá que conservar los contratos de préstamos hasta que sean devueltos en su totalidad.
En realidad, la recomendación es guardar toda la documentación de nuestra empresa durante un mínimo de 10 años: este el plazo marcado para cumplir con las obligaciones en materia de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Sanciones de la Seguridad Social por no guardar documentos
Al igual que sucede con Hacienda, la Seguridad Social también maneja diferentes tipos de sanciones:
- Una multa (más o menos alta dependiendo de la gravedad del hecho).
- Devolución de subvenciones o ayudas de fomento del empleo.
- Exclusión de los programas de empleo por un periodo máximo de un año.
- Pérdida temporal de la pensión o prestación percibida.
- Extinción de la prestación o subsidio por desempleo o por incapacidad temporal, en el caso de trabajadores, solicitante o beneficiarios de pensiones o prestaciones de la Seguridad Social.
Sabemos que es muy complicado tener localizada toda la documentación de nuestra empresa. Sobre todo cuando se tiene prisa por atender el requerimiento de una entidad pública con capacidad para sancionarnos.
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