Seguro que hayas escuchado alguna vez el concepto Business Intelligence o, en español, Inteligencia Empresarial, pero, ¿sabes realmente qué es y para qué sirve?

La BI combina el análisis empresarial, la minería y tratamiento de datos, así como los procesos para ayudar a las empresas a tomar una mejor decisión basada en datos. 

Actualmente la Inteligencia Empresarial nos permite tener una visión completa de los datos de la organización y usarlos para eliminar ineficiencias, optimizar trabajos y adaptarnos a los cambios rápidamente. 

Antigua Business Intelligence vs actual

Debemos recalcar que el antiguo concepto, si bien tiene que ver con el actual, difiere mucho de lo que entendemos hoy por Inteligencia Empresarial. 

En los años 60 se hablaba de un sistema para compartir información entre organizaciones. Fue evolucionando hasta convertirse en un modelo informático para tomar decisiones y convertir los datos en conocimiento. 

Básicamente se dependía exclusivamente de los equipos de BI y de los servicios del departamento de informática. 

Sin embargo, en los últimos años las soluciones modernas priorizan el análisis flexible y adaptado a cada servicio, con datos analizados automáticamente por software específico y con una mayor velocidad para la toma de decisiones. 

De esta forma, el acceso a la información es más simple y no solo el departamento de TI puede tener capacidad para interpretarla. Incluso la mayoría de programas permiten visualizar datos y responder a las preguntas. 

Ahora sí que sí, ¿el concepto actual de la Business Intelligence?

BI es un conjunto de procesos y tecnología para convertir datos sin procesar en información debidamente tratada para impulsar acciones empresariales y comerciales más rentables. 

En definitiva, ayuda a tomar decisiones más inteligentes y no basadas en corazonadas o suposiciones erróneas. 

Asimismo, las herramientas de BI son capaces de elaborar informes automatizados, resúmenes y recomendaciones a tener en cuenta para la toma de decisión. 

Fuente de datos para la Business Intelligence

No cabe análisis de datos posible sin una fuente para “capturar” la información. Es decir, debemos proporcionarle los datos o, al menos, decir donde puede consultarlo el software específico usado para tal fin. 

Una forma económica y segura de realizarlo es por medio de Captodocs. Se trata de un software que combina a la perfección el uso del OCR con la Inteligencia Artificial para capturar, organizar y distribuir la información de una manera optimizada. 

Esto es genial porque de una manera simple puede leer y comprender (tanto los documentos físicos como los digitalizados), traducir la imagen a texto y rellenar los espacios y formularios de prácticamente cualquier software que uses para el análisis de tus datos. 

Ya sea un ERP, un CRM o un software específico de BI Captodocs se adapta y proporciona los datos para su posterior análisis. 

¿Qué nos permite hacer la Inteligencia Empresarial? 

La BI nos permite crear una visión integral de la empresa para ayudar a las personas a tomar mejores decisiones. Esto lo consigue por medio de la recopilación, almacenamiento y análisis de datos. 

Los procesos más usados actualmente son los siguientes: 

Minería de datos

Se trata de la búsqueda de información para elaborar una de bases de datos, estadísticas y aprendizaje automático. Nos permite descubrir nuevas tendencias con el análisis de estos resultados. 

Informes automatizados

Una vez se tienen los datos se puede automatizar la elaboración de informes para compartir entre los interesados. 

Métricas de rendimiento y comparación

 Teniendo todos los datos históricos resulta relativamente sencillo organizarlos en tablones personalizados y compararlos. De esta forma conoceremos la salud de la empresa y la consecución de objetivos. 

Análisis de cohortes y sucesos

Analizar los datos preliminares y posteriores de un suceso ayuda a entender qué es lo que ha sucedido y a extraer las respuestas necesarias para tomar decisiones. Trata de eliminar las consecuencias negativas y maximizar las positivas. 

Preparación de datos

Consiste en recopilar las distintas fuentes de datos, identificar el tamaño y prepararlas para su análisis. 

¿Qué mejor forma de entenderlo que con un par de ejemplos de Business Intelligence?

Ahí van un par de ejemplos de Business Intelligence.

Ejemplo 1 (compramos un hotel): 

Imagina que hemos comprado un hotel. Sabemos que es rentable, pero nos faltan muchos datos. Por ejemplo, no sabemos cuál es la tarifa idónea por noche y temporada. 

Si empleamos aplicaciones de BI para recopilar y analizar la información estadística sobre la ocupación conoceremos los datos de ocupación promedios y conocer los ingresos totales por habitación. 

Además, si empleamos datos de mercado (otros hoteles, encuestas…), conoceremos las tendencias año a año, mes a mes o día a día y seremos capaces de predecir sucesos futuros. Así afinamos en el precio de las habitaciones y en los límites de nuestros descuentos. 

Ejemplo 2 (ahora somos banqueros):

¡Espera!, antes de nadar en dinero tenemos que optimizar los procesos. 

Le otorgamos a nuestro gerente acceso a aplicaciones de BI. De esta forma podrá analizar todos los datos del banco y descubrir qué clientes son más rentables y con cuales deben  trabajar en futuras acciones comerciales. 

Los informes analíticos se generarán automáticamente y el personal tendrá acceso a una fuente de datos más segmentada. Así todos podrán tomar decisiones comerciales más inteligentes. 

¿Cómo funciona la inteligencia empresarial?

Todas las empresas tienen objetivos y preguntas que responder. Para dar respuesta a estas preguntas deben realizar un seguimiento del negocio: objetivos, datos necesarios, análisis y acciones para conseguirlos. 

Los datos se recopilan (mediante Captodocs, por ejemplo), se procesan, se almacenan y se ponen a disposición del equipo encargado de responder las preguntas comerciales. 

Business Intelligence, análisis de datos y análisis de negocios (todo trabajando junto)

Es cierto que la BI incluye análisis de datos y de negocios, pero lo emplea como una parte más del proceso. 

Cuando un analista de datos emplea los datos capturados por la inteligencia empresarial profundizará en los detalles, usará estadísticas avanzadas y descubrirá los patrones para hacer un análisis predictivo. 

Es decir, nuestro analista de datos responderá a la pregunta: ¿por qué ha sucedido esto y qué puede pasar en un futuro? 

Mientras que el analista empresarial verá el proceso como un ciclo en el que descubrir, explorar e intercambiar información. Será el encargado de responder al resto de preguntas que surjan en torno al negocio. 

¿Por qué (sí que sí) debes implementar la Inteligencia Empresarial?

Estas son algunas de las ventajas de utilizar un sistema de  Business Intelligence:

1. Mejora la visibilidad

Te ayuda a entender los procesos y a darle visibilidad, identificando las áreas más importantes. 

2. Aumenta la productividad 

Los informes se generan con un solo clic, lo que ahorra horas de trabajo. Los trabajadores serán más productivos en sus tareas. 

3. Ojo del halcón 

Las decisiones se toman en base a una visión global del negocio (tableros, cuadros de mando…). 

4. Agiliza los procesos comerciales

Automatiza la analítica predictiva, la evaluación comparativa y otras metodologías. Machine learning trabajando para ti. 

En conclusión, una captación de datos inteligente con Captodocs te permitirá hacer volar tu negocios. Podrás implementar un Business Intelligence system para analizar datos a una mayor velocidad y reducir los errores en la toma de decisiones. 

Decisiones justificadas y basadas en datos reales, para acertar y no esperar a que el azar arroje resultados positivos.