Vendor Invoice Management (VIM) de OpenText es una herramienta para automatizar facturas, que se integra con SAP ERP.

Su función es ayudar a las empresas a optimizar el procesamiento de información, de un extremo a otro, dentro de SAP. Además, es totalmente segura, ya que brinda la privacidad de los datos y de los flujos de trabajo.

Conócelo y aprende a sacarle el máximo partido a tu ERP preferido.

¿Qué es VIM?

Veamos exactamente qué es esta tool y cómo puede ayudarte en tu negocio. ¡Empecemos!

VIM optimiza y simplifica el proceso de recepción, administración y revisión de facturas y de otros documentos relacionados con tu SAP.

Incluye reglas, roles y acciones configuradas, que te permitirán automatizar al 100% la recepción y el registro de facturas.

Paquete VIM

Actualmente se vende como paquete con todo lo necesario para optimizar el flujo de trabajo de las facturas, conseguir informes de antigüedad, validar el tipo de documento y eliminar posibles errores y duplicados.

Para ello, procesa primero los datos y, una vez están validadas todas la reglas comerciales, crea el documento en SAP.

A partir de ese momento, cualquier parte implicada puede acceder rápidamente a la información de la factura: número de orden de compra, estado de los pagos, etc.

¿Por qué es necesaria la gestión de facturas en tu empresa?

Cualquier empresa de tamaño medio, incluso las pequeñas, tienen varias personas involucradas en el tratamiento de las facturas.

Esto provoca que una misma factura se distribuya entre departamentos, se copie y se almacene varias veces.

En este tránsito, es muy posible que anotaciones e información importante se pierda por el camino: ¿esta factura ha sido ya pagada?, ¿tenemos un recibo?, ¿está metida en contabilidad?, ¿quién es el encargado de hacerle seguimiento?

Seguro que te suenan estas preguntas, pues son frecuentes en casi todas las organizaciones.

Cuando dos o más personas actúan sobre una misma tarea, hay más posibilidades de que existan pagos duplicados, se pierdan facturas y aumente el error humano, es un hecho.

Para evitarlo, implementa un sistema de gestión de facturas automatizado: ahorrará tiempo a tu empresa, aumentará la productividad y reducirá los riesgos.

¿Por qué es tan importante VIM para tu empresa?

Si usas un ERP como SAP sabrás que personalizar esta herramienta es bastante costoso.

La mayoría de las veces te encontrarás en la tesitura de aceptar la solución con las restricciones que ofrece, renunciando a la flexibilidad que necesitas.

No existen muchas opciones basadas en OCR maduras y estables. Sin embargo, ¿has pensado cómo sería tener un sistema de gestión de facturas basado en OCR para SAP que pudieras personalizar completamente?

Si no quieres preocuparte por los altos costes de personalización y quieres un sistema 100% fiable para implementar un OCR con VIM y SAP, sigue leyendo: tenemos una solución que te ahorrará hasta un 50% en el precio final.

¿Cómo funciona VIM y cómo ahorrar miles de euros optimizándolo al máximo?

VIM necesita de un sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres, lo que se conoce como OCR, y que no viene incorporado al paquete.

El OCR facilita el escaneo de documentos, interpreta las imágenes generadas y las pasa a texto, para que el sistema pueda entenderlo.

De esta manera, no tendrás que escribir la información, ya que será escaneada con precisión.

El sistema de OCR de Captodocs aplicado a VIM

Para que VIM trabaje correctamente y automatice todo el proceso con seguridad, necesitas un sistema OCR compatible con automatización e Inteligencia Artificial.

Lo cierto es que es bastante complicado encontrar este producto. Más aún si necesitas que sea estable y resistente a errores.

No es justo que los profesionales tengan que dedicar horas de su trabajo a revisar el escaneo del OCR y reparar los mismos fallos una y otra vez.

Para eso, mejor hacerlo todo en manual, ¿verdad?

Por suerte existe Captodocs, que ofrece una solución de OCR estable, precisa y económica para integrar con VIM. ¡Problema resuelto!

Automatizar la ordenación de facturas

Una vez ya se ha seleccionado un sistema OCR de calidad, como el de Captodocs, basta con saber qué facturas se van a subir.

No es necesario que sean tratadas por la misma persona ni en el mismo lugar: una vez se incluyen en el flujo de trabajo de VIM, estas se organizan automáticamente y los datos se suben a SAP.

Inteligencia Artificial y aprobación de facturas

VIM permite automatizar y simplificar las tareas mediante el uso de Inteligencia Artificial.

El sistema es capaz de entender cómo se hace la aprobación de facturas, la entrada de datos o cualquier acción que realice el usuario y la automatiza.

Crea reglas y controles por país

Cada país es un mundo, si compras en diferentes países es posible que tengas requisitos diferentes que cumplir.

Con VIM podrás incluir reglas y controles específicos por cada país. Así, dependiendo del país de origen, tratará el documento de una forma o de otra.

Distribuye a la persona encargada

Los documentos son clasificados automáticamente y distribuidos a la persona indicada para su resolución, aprobación (si se hiciera manualmente), pago o cualquier otra acción que fuera necesaria.

¡Las opciones son infinitas!

Conclusiones y beneficios

Si has leído el post seguro que ya estás más que convencido de los beneficios de Vendor Invoice Magement (VIM). No obstante, te lo resumimos brevemente, que lo bueno y claro es mucho mejor, ¿verdad?

Si integras VIM en tu empresa podrás:

• Acelerar todas las operaciones.

Optimizarás los procesos documentales de toda la empresa.

• Aumentar la productividad y los ingresos.

Al aumentar la productividad también se incrementarán los ingresos.

Tus trabajadores lo tendrán todo organizado y las acciones manuales se reducirán al mínimo.

• El OCR de captodocs hará que el sistema lea como un rayo.

VIM + Captodocs hará que todos tus documentos sean leídos e interpretados correctamente: todos tus datos quedarán ordenados y organizados en tu ERP SAP.

Reduce el papeleo, reduce los errores y el tiempo de implementación en un 70%.

• Un proceso muy seguro.

Una vez las facturas han sido escaneadas e interpretadas con el software de Captodocs + VIM, podrás aplicar las reglas de seguridad que desees.

Es decir, cumplimiento legal y una seguridad suficiente para que puedas dormir tranquilo.

¿Quieres más información? Te lo explicamos.