Zapier es un servicio en línea que conecta apps y automatiza tareas sin necesidad de programar código.  

Básicamente es capaz de integrar aplicaciones entre sí y permitirte realizar las acciones que necesitas para lograr tus objetivos. 

Se trata de una opción muy empleada por la mayoría de empresas, pues así descargan de trabajo a sus desarrolladores y evitan que tengan que buscar continuamente nuevas soluciones (que ya existen). 

Por ejemplo, imagínate un flujo de trabajo para tareas sencillas que quieres automatizar. Seguramente uses Trello, Notion o cualquier herramienta similar para mejorar la productividad. 

¿Aún así se te pasan las fechas? Zapier te permite vincular tu herramienta de gestión con Google Calendar, así cada vez que venza una tarea te saltará un aviso. De igual modo, cada vez que registres un evento en el calendario, en Trello se creará una tarea que te recordará que tienes una reunión. 

Zaps predefinidos

Aunque a veces el camino no es tan sencillo y necesitarás de un cúmulo de zaps para conseguir el objetivo, Zapier comparte una gama de combinaciones al principio.

De esta forma, te será mucho más sencillo vincular plataformas y automatizar tus primeras tareas. 

Diccionario de términos de Zapier

Como muchas otras plataformas Zapier tiene su propio idioma, que tendrás que conocer para sacarle el máximo partido al servicio. 

Existen algunos más avanzados, pero estos son los 4 generales sin los cuales no podrás avanzar y, sobre todo, que deberás tener en cuenta a la hora de contratar un plan de pago: 

Zap

Un Zap es algo así como un workflow automatizado entre sus aplicaciones.

Piensa en todo el proceso completo, desde la primera integración hasta que se resuelve la tarea.

En el ejemplo anterior, sería el flujo de trabajo para convertir una tarea de Notion o Trello en un evento de tu Google Calendar.

Gatillo o trigger

Se trata del lanzador que pone en marcha un evento dentro del workflow.

 Zapier buscará el trigger de manera activa para iniciar la secuencia que lleva hasta la realización de la tarea.

Por ejemplo, con Trello buscará nuevas tarjetas cuando las vayas creando y, una vez entienda que existe fecha de vencimiento, dará el siguiente paso. 

Acción

La acción es justo ese siguiente paso. En el caso de nuestro ejemplo sería crear el evento en Google Calendar. 

No obstante, depende del plan contratado: la versión gratuita está limitada a 5 zaps mensuales y a un determinado número de aplicaciones con la que trabajar con el mismo disparador. 

Tarea

Es el trabajo completado. Cada vez que Zapier realiza una acción cumple una tarea.  

Si se crean 5 eventos en el calendario de Google, Zapier ha ejecutado 5 tareas. Esto es importante tenerlo en cuenta de cara a los planes de pagos, ya que es otra limitación existente. 

Para profundizar en esto puedes visitar la página de precios de la web o el apartado de preguntas frecuentes. Hay mucha información al respecto. 

Tablero

Como casi todas las plataformas del estilo, Zapier cuenta con un dashboard en el que muestra todas las aplicaciones vinculadas, los Zaps que funcionan, recomendaciones y noticias de la comunidad. 

Las recomendaciones son muy útiles para probar nuevas aplicaciones, además te guiarán por el proceso hasta que llegues al final y tu Zap esté en pleno funcionamiento. 

En las sugerencias podrás observar lo que hacen otros con sus aplicaciones y seguro que te darán ideas. Si haces clic en dos aplicaciones, Zapier automáticamente te enseñará los Zaps prefabricados para ellas. 

Algunos zaps sencillos

Comparte automáticamente una publicación de tu blog en la página de Facebook 

Facebook es una gran plataforma para atraer audiencia y conseguir más tráfico web por medio de los enlaces en las publicaciones. 

Sin embargo, a veces sucede que no tenemos tiempo suficiente para publicar. Ya sabes, el tiempo es finito y no nos da para todo. En este caso puedes automatizar la publicación desde Zapier. 

Solo necesitas conectar tu sitio de WordPress con una página de Facebook y listo. Automáticamente, cada vez que crees una publicación en tu sitio web, se publicará en Facebook. 

Trigger: publicar una nueva publicación en tu blog de WordPress.

Acción: Zapier publicará automáticamente en tu página de Facebook.

Publica nuevas fotos de tu Instagram en tu blog

A veces ocurre lo contrario, no tenemos tiempo para darle vida a nuestra web. ¿Cómo lo hacemos? Pues automatizando las publicaciones de nuestras redes sociales para que salgan en nuestro sitio. 

Por ejemplo, las de Instagram en WordPress. Con este Zap, las fotos que desees saldrán en la página de tu web.

Trigger: publica en tu cuenta de Instagram.

Acción: publica automáticamente en WordPress.

Otros ejemplos de zaps muy utilizados:

Para redes sociales

• Monitorizar menciones.
• Publicar tus feeds RSS favoritos en las redes sociales.
•  Publicar el estado de Facebook en Twitter o a la inversa.
•  Compartir tus tweets favoritos en Facebook.
• Compartir tus fotos de Instagram en Facebook.
• Automatizar mensajes privados.
• Añadir usuarios a una lista.
• Enviar un aviso para que no falten a un evento. 
  

Blog

• Crear un borrador en WordPress cuando se crea una nota en Evernote.
•  Envíar una publicación a Facebook cuando se publica un nuevo post.
• Agregar suscriptores a una lista de Mailchimp cuando se completa un formulario.
•  Agregar un contacto de Google a una lista de MailChimp
• Copiar una lista de MailChimp a otra usando filtros.
• Guardar los contactos de Gmail en la memoria con una nota de Evernote.
  

Organizar contactos

• Recibir alertas en el móvil.
•  Recibir un SMS, cada vez que recibas un email con una determinada palabra en el asunto.
• Enviar o recibir un recordatorio para un evento.
•  Recibir un SMS cuando un usuario concreto de Twitter haga una publicación o cuando un usuario realice un comentario en nuestros artículos.

Organizar proyectos

• Copiar nuevas tarjetas Trello en Evernote.
• Vincular prácticamente cualquier herramienta con Google Calendar, para que nadie se lo pierda.

Conclusiones

Con Zapier las posibilidades son casi infinitas, solo hay que echarle un poco de imaginación y trabajar en ello. 

Por ejemplo, imagina que eres una empresa que tiene múltiples facturas y otros documentos similares como albaranes de entrega o minutas.

En ese caso puedes integrar Captodocs con tu ERP favorito, ya sea SAP o cualquier otro. También con tu CRM tipo Hubspot. 

De esta forma, gracias a nuestro potente OCR y nuestras automatizaciones reducirás el trabajo manual considerablemente y tendrás todo controlado, sin importar en qué lugar te encuentres.

¿No sabes como hacerlo? Pregúntanos y te ayudamos.